TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH TOUR DỄ HAY KHÓ

Để tổ chức và điều hành 01 tour thành công điều đó dẽ hay khó? Đối với tôi mà nói thì việc tổ chức điều hành 01 tour dù nhỏ hay lớn đều rất khó, tùy theo tính chất tour (tour ít khách, đông khách, tour công nhân, tour học sinh mầm non, học sinh cấp I, Cấp 2, Cấp III và sinh viên ở các Trường Cao Đẳng Đại Học, Bác Sỹ, Cán Bộ - CNV Chức...), mỗi công ty có một cách tổ chức khác nhau, đa dạng và muôn màu muôn vẻ nhưng có một số Công Ty Du Lịch rập khuôn một cách khá máy móc. Để làm một người điều hành giỏi và có trách nhiệm thật không phải dễ. Trong bài viết này tôi xin được chia sẻ cùng với các anh, chị và các bạn đang làm Phòng Điều Hành kinh nghiệm mà tôi có được, tuy tôi không dám khẳng định tôi là một người điều hành như thế nào nhưng tôi tin là những gì tôi nói ở đây sẽ giúp ích cho các Anh, Chị và các bạn đang làm việc tại Phòng Điều Hành của Công Ty Du Lịch. Thật ra tôi cũng mới làm hướng dẫn khoảng 2 năm nay còn trước đó tôi được may mắn là làm điều hành khi bước chân vào làm trong ngành du lịch năm 1999. Chắc các anh, chị và các bạn đang thắc mắc và muốn biết tôi đã làm như thế nào. Mà Tôi lại không phải là người học chuyên về du lịch, ngành tôi học lúc bấy giờ là Khoa Quản Trị Kinh Doanh, năm 1999 cũng là năm tôi mới tốt nghiệp, nhưng tôi đã đi làm từ khi còn là sinh viên (năm 1995)để kiếm sống, công việc chủ yếu của tôi là làm nhân viên bán hàng.
Tôi bước chân vào làm du lịch cũng rất tình cờ trong lúc tôi đang thất nghiệp và gặp một số chuyện rắc rối từ phía gia đình, có thể nói tôi mất định hướng và không biết mình làm gì. Thời gian đó tôi có 1 người bạn khá thân làm Trưởng Phòng Điều Hành cho Tổng Công Ty Du Lịch Bến Thành, cô ấy đã mời tôi tham gia tour du lịch tổ chức cho khách ở Miền Tây đi tham quan Miền Trung (Huế - Đà Nẳng - Nha Trang - Phan Thiết) 8 ngày, có thể nói tour đầu tiên mà tôi đi là tour Miền Trung, tôi đi trong vòng 6 tháng, cứ hết 8 ngày quay về Ngã 3 Dầu Giây nhận khách đi tiếp, khi về lại TP. Hồ Chí Minh, Tôi cảm thấy thích ngành du lịch và tôi xin vào làm nhân viên kinh doanh cho 1 công ty du lịch, do cố gắng, nhiệt tình, từ một người nhân viên bình thường, 3 tháng sau Ban Giám Đốc Công Ty đã tin tưởng và giao cho tôi trách nhiệm điều hành Công Ty. Tôi đã gặp rất nhiều khó khăn bởi vì tôi không nắm bất cứ 1 tuyến, điểm và cách tổ chức tour du lịch như thế nào. Tôi đã phài học hỏi và nhờ vào sự giúp đỡ của đồng nghiệp và bạn bè và các anh em hướng dẫ rất nhiều, tôi làm ở vị trí này được 1 năm và tôi nhận thấy khả năng và kinh nghiệm của mình còn yếu kém rất nhiều tôi xin vào làm một công ty du lịch khác với mục đích là để học thêm kinh nghiệm về du lịch, thời gian trôi qua và tính tới thời điểm này tôi đã làm khoảng 20 công ty du lịch, từ công ty tư nhân đến công ty của nhà nước, công ty lớn cũng có mà nhỏ cũng có). Tôi đã học được rất nhiều bởi vì mỗi công ty du lịch có một bộ máy hoạt động, có một cách tổ chức và định hướng khác nhau về kinh doanh cũng như về điều hành.
Thời gian sau này tôi chuyển qua làm hướng dẫn, và gặp rất nhiều khó khăn và tôi hiểu thêm một điều nữa là làm hướng dẫn cũng không dễ. Xin thưa với các anh chị và các bạn đang làm điều hành và muốn trở thành một nhà điều hành có trách nhiệm, thật không dễ và đơn giản chút nào nhất là đối với những đoàn lớn từ 10 xe trở lên. Như tôi đã nói ở trên, khách du lịch rất đa dạng và tùy theo tính chất của tour, chúng ta tổ chức như thế nào cho phù hợp? Phải bắt đầu từ khâu chuẩn bị : thứ nhất là các dịch vụ cung cấp trên tour (xe, nhà hàng, khách sạn,điểm tham quan du lịch, nón, khăn, nước, kinh phí thực hiện tour...tất cả đều phải đặt trước và có fax xác nhận, có bảng dự toán để trình lên Ban Giám Đốc và bàn giao cho Hướng Dẫn Viên) phải cung cấp đúng theo yêu cầu dịch vụ của Khách, thứ 2: lựa chọn hướng dẫn phù hợp, đoàn ít khách, từ 1 xe 45 trở lại thì không sao nhưng nếu từ 5 - 10 xe - 20 xe - 30 xe hoặc 50 - 100 xe)thì chúng ta cảm thấy khó khăn.
- Tổ chức thành công một đoàn từ 5 - 10 xe trở lên cũng có những bước như làm những đoàn nhỏ. Khâu quan trọng nhất là khâu chuẩn bị, vậy chúng ta sẽ chuẩn bị như thế nào?
- Từ 5 - 10 xe: gọi xe ở 1 đội xe lớn và hướng dẫn viên cũng kêu theo nhóm, tốt nhất là nhóm có từ 10 hướng dẫn trở lên và chúng ta sẽ làm việc trực tiếp với Trưởng Nhóm, không làm việc với từng cá nhân.

- Từ 10 xe - 20 xe: gọi xe ở 1 hoặc 2 đội xe, yêu cầu nhà xe cử 01 người điều hành xe đến Công Ty tham gia và điều hành xe (là nhà xe thì dễ nói chuyện với nhau hơn), Hướng Dẫn Viên cũng gọi theo nhóm, có thể 01 nhóm hoặc 02 nhóm nhưng tốt nhất là chỉ gọi 01 nhóm, nếu 02 nhóm thì cần có 02 điều hành. mỗi người sẽ quản lý 10 xe và hoàn toàn độc lập về việc tham quan, ăn uống, trò chơi....Và khi họp bàn giao tour phải chia sẽ hết những thuận lợi cũng như những khó khăn của tour, đặc biệt là các yêu cầu của khách (ít nhất đáp ứng 90%). Trước khi đi tour, tổ chức cho các Trưởng Xe và Hướng Dẫn mỗi xe được gặp và trao đổi với nhau. Thường thì các trưởng nhóm hướng dẫn là người có rất nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức, vì vậy các Anh Chị và các bạn Phòng Điều Hành hoặc Giám Đốc Điều Hành nên lắng nghe ý kiến đóng góp của họ để Tổ Chức tour tốt hơn.
Cứ làm theo cách trên thì dù có 100 xe cũng không đáng ngại, bởi điều hành cũng là 1 nhà quản trị và chúng ta làm việc theo hệ thống từ trên xuống dưới, từ nhà quản trị cấp cao phân bổ công việc và trách nhiệm cho những người quản trị ở cấp thấp hơn (Tổ Trưởng, Nhóm Trưởng...).
Nhưng ... tôi đã chứng kiến nhiều tour bị bể ngay từ khâu tổ chức, do người điều hành hoặc Giám Đốc Công Ty ôm quá nhiều việc. Sáng sớm mà còn gọi điện cho từng hướng dẫn, từng người tài xế, chia nón, nước, gọi cho cở sở làm bánh mì... như vậy thì không chuyên nghiệp một chút nào. Chỉ cần gọi không được cho 1 tài xế hoặc 01 hướng dẫn là sự việc sẽ phức tạp hơn. Vậy để giảm bớt sự rủi ro tôi xin có 1 lời khuyên dành cho cách Anh Chị và các bạn. Khi làm tour lớn nên kêu xe ở các đội lớn và nhóm hướng dẫn, đừng dại gì gọi từng xe và từng hướng dẫn (tốn tiền điện thoại) mà tài xế và hướng dẫn không biết nhau thì làm việc rất khó.
Ngoài những yếu tố trên Công Ty phải có lực lượng hỗ trợ, có những công ty bộ máy tổ chức khá đơn giản (01 giám đốc, 01 điều hành, 03 - 04 nhân viên kinh doanh) vậy thì sự thiếu hụt về nhân sự ảnh hưởng khá nhiều đến những tour lớn, ít nhất Công Ty phải có 01 người bàn giao nón, nước, bánh mì, 01 người phụ trách xe và dán số xe kiêm cả việc hậu cần như chuẩn bị và bảo quản dụng cụ trò chơi bãi biển, sân khấu (các bạn chớ dại bàn giao trước số xe cho Hướng Dẫn nhé, bàn giao số thứ tự mà thui) chỉ bàn giao xe khi xe đến công ty của khách và được dán số hẳn hoi nếu không xe sẽ không xếp theo thứ tự và khách cũng khó tìm ra xe để lên. Còn lực lượng hỗ trợ kiêm hậu cần tìm ở dâu ra? Đó là các sinh viên thực tập tại Công Ty, nếu công ty không có sẵn thì đến trường du lịch mà liên hệ nhé!
Điều kiêng kỵ nhất đó là người điều hành tour mà lại không biết về tuyến điểm, không biết khu du lịch đó ở đâu và có cái gì, nhà hàng như thế nào, khu vui chơi như thế nào, sức chứa bao nhiêu, đồ ăn ngon, dỡ, bày biện như thế nào. Không phải ai cái gì cũng biết hết, biết tuốt, thường thì khi làm ở Công Ty thời gian rảnh không nhiều, vậy làm thế nào? Cách hay nhất là đi khảo sát trước, cách thứ 2 là hỏi thăm các anh em, bạn bè và Hướng Dẫn thật kỹ về các dịch vụ, thời gian, đường đi...) có thể giao cho 1 Hướng Dẫn có kinh nghiệm và đã từng đi đến khu du du lịch, nhà hàng nhiều lần làm điều hành trên tour, còn mình chỉ đi theo giám sát các dịch vụ hoặc chi trả tiền mà thôi. Vừa rùi tui mới đi 1 tour, Giám Đốc kiêm Điều Hành, không biết đường, không biết bất cứ dịch vụ gì của Khu Lịch, nhà hàng, điểm vui chơi..., cũng không có quy định về thời gian. Mọi thứ đều giao phó cho Hướng Dẫn, mà Hướng Dẫn thì cũng không ai biết ai hết, mạnh ai nấy làm, xe khi đến rước khách cũng đậu không theo thứ tự (tới 14 xe 45 lận đó) Thiệt là khổ cho Hướng Dẫn quá đi!

Một điều mà các Anh, Chị và các bạn Phòng Điều Hành cần lưu ý: Nếu đã bàn giao trách nhiệm thì phải tin tưởng còn không thi thôi. Khi đã bàn giao dứt khoát không được xen vào công việc của người được bàn giao, chỉ nên góp ý khi có sự cố quan trọng còn không thì mọi việc sau tour sẽ họp rút kinh nghiệm. và khi làm tour lớn khi nào cũng phải dự phòng xe (1 - 2 chiếc) và Hướng Dẫn (1 - 2 người).

Đương nhiên Công Tác Phí của mỗi Hướng Dẫn và Trưởng Nhóm cũng khác nhau (thưởng phạt phân minh nhé!), cá nhân nào làm không đúng thì "xử" cá nhân đó, không nên dùng biện pháp "phạt cả bầy" bởi vì có những cá nhân trong nhóm làm rất tốt, nghiêm túc và nhiệt tình. Công Ty cũng cần cho mỗi xe 01 phiếu xác nhận về số lượng, dịch vụ và hướng dẫn. Nếu các Anh Chị và các bạn chịu khó hơn, sau giờ ăn cơm, trực tiếp đi gặp từng trưởng xe (của khách) để nghe các ý kiến đóng góp.

Những điều mà Đạt đã chia sẻ với các Anh Chị và các bạn ở trên, hy vọng sẽ giúp cho Công Ty Du Lịch và Các Anh Chị trong Phòng Điều Hành Tổ Chức Tour tốt hơn. Rất mong được sự đóng góp thêm của các Anh Chị.
Chúc Các Anh Chị luôn thành công!
Tiến Đạt